#5: Effizienz durch gezielte Prozessoptimierung: best Practice aus erster Hand

00:00:00: Willkommen zu Datendoku Digital, der Pharma-Archiv-Podcast.

00:00:05: Hier geht's um digitale Archivierung, Business Management und KI im Pharma-Bereich.

00:00:10: Klar erklärt und praxisnah gedacht.

00:00:16: Hallo und herzlich willkommen zu unserer fünften Folge unseres Podcastes mit mir Julian Weber und meinem lieben Kollegen.

00:00:24: Philipp Kubasek, hallo Julian.

00:00:25: Hi

00:00:25: Philipp, grüß dich.

00:00:27: Schön, dass wir wieder zusammensitzen.

00:00:29: Heute mit einem ganz besonderen Gast, nämlich mit Dr.

00:00:33: Stefan Krügel, Geschäftsführer der Krügel und Partner GmbH.

00:00:36: Lieber Stefan, stelle dich doch mal kurz vor.

00:00:39: Hallo Julian, vielen Dank.

00:00:41: Ich bin Chemiker von der Ausbildung her, ergänzt mit einem MBA und einem Lean Six Sigma Black Belt und mache eigentlich seit zwanzig Jahren Transformationen von analytischen Labors.

00:00:52: Das heißt, Erhöhung von Produktivität und Wertschöpfung durch Reduktion von Komplexität.

00:00:59: Was mich ein bisschen unterscheidet, ist so ein teambasierter und datenbasierter Ansatz, dass man eben die komplette Wertschöpfungskette und auch alles Stakeholder abholen kann.

00:01:08: Okay, super.

00:01:09: Vielen Dank, lieber Stefan, dafür.

00:01:10: Wir zwei haben uns ja bereits auf der Biotech X in Basel eigentlich kennengelernt und hatten wir schon ein spannendes Interview.

00:01:17: mal, so ein Face-to-Face, fand ich super.

00:01:20: Und deine Spezialität ist es ja quasi aufzuräumen.

00:01:24: So kann man das sagen oder Prozesse zu vereinfachen.

00:01:26: Das hast du ja schon eben so ein bisschen angekündigt.

00:01:28: Welche Rolle spielt denn das Thema Archivierung bei der Effizienzsteigerung?

00:01:32: Was könntest du dazu mal sagen?

00:01:34: Das wäre interessant.

00:01:35: Also aufräumen würde ich vielleicht als übertrieben ansehen.

00:01:39: Ich helfe einfach den Blick zu schärfen, da wo sich der Unrat ansammelt, weil wegräumen müssen die Unternehmen und die Labor.

00:01:46: Das sind wir selber noch.

00:01:47: Aber das Thema Archivierung fällt natürlich immer wieder auf, und zwar dann, wenn es zu einer Absorption von Mitarbeiterzeit führt.

00:01:55: Und das könnte ich zum Beispiel an einem Beispiel mal zeigen, wenn ich dann eben sehe, okay, wir haben eine große Menge an Arbeitszeit, die für einen bestimmte Tätigkeit verwendet wird.

00:02:08: Gut, wir zerlegen den ganzen, die gesamte Wertschöpfungskette im Labor in acht Schritte und schauen dann, welche Zeiten wir in welcher Phase verbringen.

00:02:18: Wichtig ist dabei zu verstehen, dass der Kunde natürlich für alles, was im Labor passiert, nur eine sehr begrenzte Zahlungsbereitschaft besitzt.

00:02:28: Das heißt, alles was den Kunden nicht interessiert, wofür der Kunde nicht bereit ist zu bezahlen, muss man dann so optimieren, dass es eigentlich... fast zu null Herstellkosten passiert.

00:02:40: Klassischerweise fangen wir an, bei der Auftragsannahme gehen dann über die Vorbereitung von den Mustern, die Bearbeitung im Labor und dann auch zu dem Punkt, wenn die Analysergebnisse vorliegen, die Ergebnisse in einen Analysenbericht einfließen müssen, die er dann dokumentiert und archiviert wird.

00:02:59: Wir haben an einem Beispiel, das ich jetzt gerne noch gezeigt hätte, festgestellt, dass etwa vierundzwanzig Prozent der Arbeitszeit für solche Themen verbraucht werden.

00:03:09: Und wenn ich mir überlege, ich habe ein Labor mit hundertsechzig Leuten und vierundzwanzig Prozent der Arbeitszeit werden für solche Themen verbraucht, dann darf man sich schon die Frage stellen, welche Zahlungsbereitschaft hat der Kunde dafür?

00:03:23: Am Ende ist der Kunde interessiert.

00:03:25: Ich möchte gerne einen Analysenergebnis haben.

00:03:27: Ich möchte sicherstellen, dass ich dem Ergebnis vertrauen kann, wie das Labor das aber macht, ist im Kunden, ich sage es mal, herzlich egal.

00:03:35: Weil am Ende kaufen wir alle eine Leistung ein und versuchen, das möglichst günstig zu machen.

00:03:41: Ganz interessant.

00:03:42: Darf ich mal kurz einhaken?

00:03:43: Gerne.

00:03:43: Du

00:03:44: hast jetzt diese Grafik erwähnt.

00:03:45: Die werden, denke ich, mir mal in die Show Notes hängen, damit man sie sich anschauen kann im Nachgang.

00:03:51: Und du sagst es jetzt über diesen Prozess, den ihr in acht Schritte unterteilt, typischerweise kann man vierundzwanzig Prozent erfahrungsgemäß an Arbeitszeit einsparen.

00:04:01: Kann man denn da bestimmte Häufungen erkennen, also das besondere Schritte, besonders, sagen wir mal, Verschwendung.

00:04:07: trächtig sind.

00:04:09: Ja, kann man machen.

00:04:10: Und zwar je nachdem, wie man die sogenannte Aktivitätsanalyse aufbaut, kann man auf bestimmte Themen fokussieren.

00:04:17: Das können zum Beispiel sein, in einem Projekt haben wir sehr stark darauf fokussiert, welche Probleme es in der Musterregistrierung gibt.

00:04:25: Und in dem Projekt, aus dem ich jetzt die Zahl zitiert habe, da haben wir eigentlich mit einer sehr kleinen Granularität den Gesamtprozess angeschaut.

00:04:34: Das heißt, diese Zahl, die ich eben nannte, trifft auf dieses spezielle Labor zu, ist natürlich innerhalb von einer gewissen Bandbreite.

00:04:42: Es gibt auch hier Best Cases.

00:04:44: Das heißt, am oberen Ende des Benchmarks, aber es gibt eben viele Labors, die deutlich schlechter sind.

00:04:50: Du hattest eben gesagt, Thema der Kunde bezahlt denn quasi diese verlorene Zeit nicht, oder ist dafür nicht bereit zu sein?

00:04:56: Klar, wozu auch.

00:04:59: Ist ja nicht wertschöpfend an der Stelle, aber wir sprechen ja nicht nur von Laboren, Ich sag jetzt mal, wie ein Testlabor, was Pharma-Test anbietet, sondern es kann ja durchaus auch interessant sein für ein Unternehmen, was die Wertschöpfung intern hat.

00:05:12: Also ich sag jetzt mal ein Unternehmen, was selbst herstellt und frei gibt, eine Qualitätskontrolle hat.

00:05:16: Auch da kann es ja durchaus spannend sein, Prozesse zu optimieren, denn die Zeit ist ja nicht nur, es geht nicht nur ums Rechnungstellen, es geht ja auch um interne Kosten sicherlich, die ich darauf wieder zurückrechnen kann, oder?

00:05:26: Ja, das ist vollkommen richtig.

00:05:28: An dieser Stelle war ich vielleicht nicht... konkret genug gespielt, eigentlich keine Rolle, ob es sich um interne Kundenhandel oder externe Kunden.

00:05:35: Deswegen ist es wichtig bei den Projekten, die wir machen, auf Wertschöpfung zu schauen.

00:05:40: Das heißt, hier geht es wirklich darum, Tätigkeiten zu identifizieren, die aus Sicht des Kunden einen Wert generieren, diejenigen, die keinen Wert generieren, aber zum Beispiel erforderlich sind, wie nämlich eine Archivierung von Analysendaten, entsprechenden Vorgaben von der FDA oder von der EMEA, dass eben solche Themen so schlank und so effizient wie möglich gemacht werden.

00:06:04: Und am Ende für die Dinge, die tatsächlich überhaupt keinen Wert generieren, die zu automatisieren und zu digitalisieren.

00:06:12: Du hast gerade die Archivierung erwähnt, kann man denn erfahrungsgemäß einen Wert nennen, den jetzt Archivierung frisst in dem Effizienz also Zeit vergeudet wird und man was optimieren kann.

00:06:26: Es ist schwierig, weil jedes Labor immer eine besondere Konstellation hat, wie es zum Beispiel in einer Produktionsumgebung eingebettet ist, welche Systeme bereits vorhanden sind, ob es ein teilautomatisiertes Archiv ist, ob es noch Papier gibt, denke, das müsste man genauer anschauen.

00:06:44: Ich würde jetzt etwas provokativ sagen, das beste Archiv ist das, was sie lediglich minimalen Personalaufwand bedeutet, eigentlich nur die Running Course hat für die Software, hängt aber davon ab, wie man ein Konzept erstellt und wie es umgesetzt wird.

00:06:59: Frage hierzu auch mal.

00:07:01: Ich meine, du hast ja dadurch, dass du stetig mit verschiedensten Kunden gerade auch im Bereich Pharma zu tun hast und vielleicht hast du da ein super Feeling für, was würdest du so schätzen, wie viele der Pharma Kunden, die du hast, haben denn überhaupt ein digitales Archiv?

00:07:14: Auch da gibt es eine Gausverteilung.

00:07:17: Es gibt welche, die sind extrem gut aufgestellt, wo ich sage, gut ab.

00:07:21: Das ist sicherlich einer der Industrie-Bankschmarks.

00:07:24: Es gibt aber auch noch Farmerlabors mit jetzt hier keinen Namen oder Orangen hinweisen, wo es deutlichen Nachholbedarf gibt, wo man einfach noch, sagen wir mal, nicht erkannt hat, dass diese Tätigkeiten doch mit relativ überschaubarm Aufwand Standardisierbar und automatisierbar sind.

00:07:44: Würdest du sagen, es ist der Trend eher bei den mittleren bis kleinen, wo es schlechter ist oder durch die Reihe weg?

00:07:50: Auch da würde ich sagen, gibt es über die unternehmensgrössende Gausverteilung.

00:07:54: Es gibt Kleine, die haben es sehr gut gelöst.

00:07:56: Ich habe einige Labors in den letzten Jahren kennengelernt, die technologisch eigentlich sehr weit vorne waren.

00:08:00: Das sind häufig die Inhaber geführten Labors, wo der, ich seit der Patron ein wenig das Fäbel hat.

00:08:08: Wirklich effiziente Prozesse abzuliefern und der geht dann eben auch die extra Meile noch.

00:08:13: Also wirklich tolle, tolle Dinge, die hier zu beobachten sind.

00:08:17: Es gibt aber auch Großunternehmen, die immer noch wahnsinnig viel Papier hin und her bewegen, die aber, glaube ich, weder den Nutzen noch die Risiken erkannt haben, was diese Workflows eigentlich bedeuten.

00:08:29: Erlebst du denn da auch?

00:08:31: Fälle im praktischen Leben, wo die fehlende Archivierungsstrategie die Firmen ausbremst bis behindert.

00:08:37: Archivierung ist eigentlich immer Prinzip Hoffnung.

00:08:40: Man braucht die Daten nicht nochmal.

00:08:43: Es ist etwas provokant auszusagen und im besten Fall ist das Produkt gut.

00:08:47: Es gibt keine Reklamation oder keinen Rückruf.

00:08:50: Dann ist alles gut.

00:08:51: Man muss aber trotzdem sicherstellen, dass die Daten über einen relativ langen Zeitraum, nämlich Lifecycle verfügbar sind.

00:08:58: und eben auch innerhalb nützlicher Frist zu erreichen sind.

00:09:02: Wenn aber dann eine Inspektion, wenn eine FDA oder der Regierungspräsident zur Inspektion kommt, bricht erfahrhausgemäß immerhin wenig die Panik aus.

00:09:12: und die Panik oder der Panikrat ist eigentlich immer abhängig vom Reifegrat der Archivierungslösung.

00:09:18: Das heißt viel Papier, hohe Panik, wenig Papier, digitales Archiv, dann ist es überschaubar.

00:09:25: das kann man dann eigentlich gut miteinander in Relation setzen.

00:09:30: Was würdest du sagen, wenn ich das Thema digitales Archiv mir mal so anschaue, wo ist der größere Nutzen?

00:09:36: eher in der automatischen Datenaufnahme und dass ich die Ablege automatisiert und so, dass ich es vielleicht gar nicht merke, einfach und ich produziere Daten und Archiviere die.

00:09:46: oder eher der größere Nutzen wieder später im Bereich Auditierung.

00:09:51: Also, dass ich sie schnell auffinden kann, dass ich sie schnell zusammenstellen kann, einfach ab und so weiter und so fort.

00:09:55: Ich würde sagen, grundsätzlich diese beiden Aspekte Archivierung ist aber nicht einfach abheften in der geordneten Form.

00:10:02: Ich übertreibe das jetzt ein wenig noch mit dem klassischen Archivierungsgedanken.

00:10:06: Es geht ja auch darum, Daten in irgendeiner Art und Weise verfügbar zu machen.

00:10:10: Wir reden alle über KI und KI funktioniert nicht auf einem Stapelpapier, sondern man muss es irgendwie in eine Art und Weise strukturiert einem Modell zur Verfügung stellen.

00:10:21: Das heißt, wenn ich ein sinnvoll strukturiertes Archiv habe, dann kann ich weit, meine Meinung nach, ich bin nicht der Experte, das seid ihr, glaube ich, kann ich weit über den reinen Archivierungsgedanken, Daten natürlich für andere Zwecke zur Verfügung stellen.

00:10:34: Ich habe es eben erlebt, das sind viele Labor, sehr viel Know-how in den Dokumenten steckt, sei es bei der Methodenentwicklung, sei es bei irgendwelchen Workflows, die gemacht werden.

00:10:45: Aber sobald die Aufträge abgeschlossen sind, verschwindet auch dieses Wissen im Archiv und das ist eigentlich aus meiner Sicht viel zu schade, um es nicht zu einem späteren Zeitpunkt zu monetarisieren.

00:10:55: Das Thema Auditvorbereitung spielt ja auch sicherlich immer eine Rolle.

00:10:59: Hast du da vielleicht mal Beispiele aus der Praxis?

00:11:02: Gute wie schlechte, weiß nicht, das ist ja bestimmt mal ganz spannend, was du so erlebst.

00:11:06: Ein Zeitverschwendung in der Vorbereitung auch für so ein Audit, was man ja häufig hat bei FormA-Unternehmen.

00:11:11: Ihr habt natürlich im eigenen Job kennengelernt, als ich die FDA angekündigt hat.

00:11:16: Das war dann direkt nach einem Umzug, ein Tausend Fierhundert Prüfmittel, die wir umgezogen haben, inklusive komplette Dokumentation, plus die Papierarchive.

00:11:25: Und klassischerweise taucht dann die FDA relativ zügig auf, um die Arbeiten am neuen Standort für gut zu befinden.

00:11:34: Und die Ankündigung... der Inspektion ist gekommen, dann natürlich immer das gleiche Drehbuch, ja um welche Produkte geht es, welche nicht nur sagen wir mal die einzelnen Analysen, sondern auch noch die ganzen dazugehörigen Daten, sprich das ganze Lifecycle Management von den Prüfmitteln, das ganze Thema, welche Mitarbeitenden haben die Prüfung durchgeführt, da geht es dann auch am Ende um die Trainingsnachweise, es geht um das Thema Qualifizierung sämtlicher Tools, die bei dem Prüfung mit eingesetzt worden sind, also auch inklusive IT und ich mag mich gut an Inspektionen erinnern, die eigentlich ausschließlich in der IT stattgefunden haben, um tatsächlich dort die Workflows zu verifizieren und für gut zu befinden.

00:12:19: Das ist ja bei dir sehr praktisch denn du muss man vielleicht noch vorweg nehmen, du kommst ja aus dem Labor auch wirklich ursprünglich, du hast es ja erlebt, du hast es gelebt eine ganze Zeit lang, oder?

00:12:28: Richtig, ich denke, das ist eben auch dann etwas mehr als nur Powerpoint, sondern wirklich den Schmerz zu spüren, den die Kollegen im Labor haben, aber auch zu verstehen, was es für einen finanziellen Impact hat, wenn eben einfach zu viel Arbeitszeit auf Tätigkeiten verwandt wird, die eigentlich im Wahnsinn nicht wertschöpfend sind und mit auch etablierten Tools automatisierbar und digitalisierbar wären.

00:12:54: Also was ich jetzt mitgenommen habe.

00:12:56: und was ich wichtig finde, ist, dass man ja bei Archivierung, wie du es beschrieben hast, zwei Seiten hat, die schmerzhaft sind für die Unternehmen.

00:13:04: Einmal das tägliche Geschäft, also im Alltag die Daten aufzunehmen von den Geräten und ins Archiv zu schieben, mit Auditrail, mit allem das Complaint, das möglichst automatisch zu machen.

00:13:15: Das kostet, glaube ich, im Alltag viel, viel Zeit, so wie ich dich verstanden habe.

00:13:20: Da kann man wahrscheinlich sogar auch irgendwelche Zahlen hinten dranhängen.

00:13:22: Da ist ein Mitarbeiter, je nach Größe des Labor so und so viel seiner Zeit beschäftigt.

00:13:27: Genau.

00:13:28: Und das ist, finde ich, ein super spannender Ansatz, jetzt auch für uns und in unserer Zusammenarbeit, weil wir gerade diesen Schritt erleichtern mit unserem Archivierungsansatz, mit dem Watcher, der automatisch hingeht, die Daten von den Laborgeräte PC sich holt und ins Archiv verschiebt.

00:13:45: Und das ist etwas, was wir, glaube ich, oft so im Im Blick haben, wenn wir mit unseren Partnern sprechen.

00:13:52: Und der zweite Aspekt, den ich jetzt sehr interessant fand, war, dass, wenn dann so eine Prüfung kommt, du hast das ganz kurz beleuchtet, wenn dann die FDA sich ankündigt und dann Leute, ich weiß nicht, ein Vierteljahr lang beschäftigt sind, kopflos rumrennen, alles stehen und liegen lassen, wo andere arbeiten verschieben oder vielleicht sogar ein Wochenende arbeiten.

00:14:15: Das habe ich mitgekriegt.

00:14:18: Was ja dann nochmal ein Riesenaufwand ist und vielleicht nicht nur in Zeit zu messen ist, sondern auch noch in Arbeitsqualität, in Zufriedenheit.

00:14:28: Das ist korrekt.

00:14:29: Es gibt erstmal die zwei Arten der Archivverwendung, das ist einmal ganz klassisch im Routinebetrieb, Dokumente dort hinverschieben und ablegen und dann eben die ad hoc Aktivitäten, sprich der Kunde kommt.

00:14:47: die Inspektoren kommen und wenn man eben in Labor für ein Labor arbeite wie ich seinerzeit getan habe, dann ist das ein Audit oder Inspektion pro Woche.

00:14:58: Das heißt, da summiert sich dann über das Jahr ein relativ großer Aufwand.

00:15:03: und wenn man hier noch mit dem analogen Papierbetrieb unterwegs ist, dann kann man durchaus von einem ja zweistelligen Prozent.

00:15:13: Anteil bei den FDA ist davon ausgehend, die man auf einem rein analoge System setzen muss.

00:15:20: Du meinst Arbeitszeit, Arbeitszeit im Labor?

00:15:22: Ja.

00:15:22: Eines gesamten Laboraufwandes, das zwanzig oder mehrstelligen.

00:15:26: Hochreguliert,

00:15:28: groß.

00:15:29: Gerade wenn es dann darum geht, ein Labor anzuschauen, was eben nicht irgendwo in einer Manufakt-Ring-Umgebung eingebunden ist, sondern vielleicht zweihundert verschiedene Kunden hat, zweihundert Kunden.

00:15:41: fünf bis zehn Produkte, alle mit unterschiedlichen Spezifikationen, mit unterschiedlichen Geräten, die ganz spezifisch für die einzelnen Projekte eingesetzt werden, dann wird die Komplexität enorm hoch.

00:15:54: Und wenn ich kein digitales Helferlein zur Verfügung habe, was mir den Algorithmus liefert, mit dem ich selektieren kann über diesen Gesamtdatenbestand, dann sind es die grauen Zellen, die sich hier auf Suchen und finden machen.

00:16:07: Und das ist das Teure.

00:16:09: Und das ist ein ganz interessanter Punkt.

00:16:11: Suchen und finden, da können wir noch mal ein bisschen darauf eingehen, denn das ist ja im Labor und generell ein Riesending-Archiv oder irgendwelche anderen Sachen.

00:16:18: Suchenzeiten, suchen nach Informationen, denn wir arbeiten ja im Labor in einem durchaus sehr komplexen Umfeld mit komplexen Systemen, komplexen Informationen, Reporting, SOPs, Prozess, wie auch immer.

00:16:29: Suchzeiten sind doch bestimmt ein Riesenproblem oder nicht.

00:16:32: Suchen nach Infos, warten auf Hilfe oder wie auch immer.

00:16:35: Genau.

00:16:36: Zum einen sind die Suchzeiten natürlich verschwendete Arbeitszeit, weil keine Wertschöpfung generiert wird.

00:16:41: Und zum anderen ist das Wechseln von den Taschen.

00:16:43: Also ich habe Labours gehabt.

00:16:45: In Projekten hat jeder Mitarbeiter im Mittel sieben verschiedene Aufgaben gemacht pro Stunde und das wirklich gemittelt über den kompletten Arbeitstag, fünf Tage pro Woche.

00:16:56: Da muss sich nicht wundern, wenn Mitarbeiter zufriedenheit und die Leistung und Fehlerrate entsprechend korrelieren.

00:17:04: Ganz genau, denn ich kann mir vorstellen, also... Ich habe selbst mal im Labor gearbeitet.

00:17:07: Man muss sich einfach auch konzentrieren auf den Ablauf, den man hat, die Prüfung, die man vor sich hat.

00:17:11: Und wenn man immer wieder rausgerissen wird aus dem operativen Geschäft, aus der eigentlichen Aufgabe, die man hat, das ist total das Stress.

00:17:18: Und das sorgt eben dann für Fehler.

00:17:19: Und die wollen wir gerade im Formabereich vermeiden.

00:17:21: Denn jede Abweichung hat ja denn immer riesige Konsequenzen mit Begründung und ausgestrichen, kommentiert und für Augenprinzip und wie auch immer.

00:17:29: Was mich da interessieren würde, wäre noch mal vielleicht so ein bisschen der Bereich im Metadaten.

00:17:33: Die sind ja sehr wichtig, um Sachen wieder aufzuführen.

00:17:36: Kannst du da vielleicht noch mal ein bisschen was einordnen?

00:17:38: zum Thema Metadaten und Auffindbarkeit?

00:17:41: Ja, Auffindbarkeit ist ja ein relativ schwieriges Thema mittlerweile.

00:17:47: Es gibt ja so mittlerweile sehr schöne Tools wie MS Teams und MS SharePoint.

00:17:51: Die Kreativität von den Anwendern wird gefühlt immer größer.

00:17:55: Das heißt, jeder der meint, der kann jetzt einen neuen Teams Kanal aufmachen, für eine bestimmte Information wird das natürlich nutzen.

00:18:02: gefühlt mit einer kombinatorischen explosion an datensilos die ich in der unternehmung habe.

00:18:08: Farmer ist jetzt nicht ganz so kreativ weil reguliert.

00:18:11: das heißt hier gibt es natürlich noch eine gewisse sorgfalt diesen sei mal ausbordenden.

00:18:17: Datensilos etwas vorzubeugen, aber wer schon mal in einem Labor gearbeitet hat, weiß, die Möglichkeiten existieren in Excel, in Access-Datenbanken, in unterschiedlichen Helferleihen, auf Papier und Post-Its, einfach, um die Menge an Daten irgendwie greifbar und verarbeitbar zu machen.

00:18:35: Und das ist sicher eines der großen Probleme, die Komplexität, die ich im Labor habe, erstmal sichtbar zu machen.

00:18:42: dann überall an den Stellen, wo diese Komplexität Zeit und Geld kostet, zu schauen, was ist der Impact und dann wirklich zu priorisieren, weil das ist so allgegenwärtig geworden, es merkt keiner mehr, dass von der Arbeitszeit wirklich in kleinen Stücken aber permanent Abzüge gemacht werden.

00:19:01: durch diese regelmäßigen Verschwendungsfaktoren, die man denn da eben hat in dem Bereich.

00:19:05: Genau.

00:19:06: Und Metadaten, um auf die Frage zurückzukommen, das ist natürlich wichtig, wenn man sich vorab überlegt oder mit Profis zusammenarbeitet, deren Hauptgeschäft Archivierung ist, sich hier einfach mit etablierten Workflows auseinanderzusetzen, zu sagen, hey, passt für meine Art der Daten und dann wirklich mit einem Pilot zu versuchen.

00:19:28: ob man da eine Lösung hinbekommt.

00:19:30: und ich würde jetzt die Hypothese aufstellen, da kriegt man relativ schnell einen großen Hebel hin, um zu einer Verbesserung gerade zur Reduktion von Suchen und Finden zu kommen, weil das ist immer noch eine der tragischen Geldverlichtungsmaschinen in den Labors, aber nicht nur da ist auch im privaten, wenn ich was suche.

00:19:49: Ist dasselbe.

00:19:51: Stimmt, da könnte man auch mal privat anwenden.

00:19:55: Die Wertschöpfung überprüfen privat.

00:19:57: Aber Philipp und ich, wir waren vor Kurzem auf dem Pharmakongress in Düsseldorf und ganz spannenderweise hatten wir da auch ganz viele tolle Gespräche und natürlich immer mal auch im Bereich Archiv nachgehakt und wir hatten mit wirklich führenden Laborleitern mit Geschäftsführern gesprochen, ganz locker.

00:20:15: Und die sagten, ja, wir wissen das eigentlich, dass wir das bräuchten.

00:20:18: Aber irgendwie sind tausend andere Sachen wichtiger.

00:20:22: Ja, gerade also dieses... Ich hab das Gefühl, es gibt so viele Baustellen, das unterschätzt wird wie... Also wir hatten mit jemandem gesprochen, der sagte, ich muss jetzt meinen Archiv erweitern.

00:20:31: Das reicht nicht mehr.

00:20:32: Wir haben gerade ersten Raum dazu.

00:20:34: Wir haben gerade ersten Raum dazu jetzt geholt.

00:20:36: Das war ein physisches

00:20:36: Archiv,

00:20:37: genau.

00:20:38: Genau, also noch sogar physisch erweitert das Ganze, weil es gar nicht mehr ausrechte.

00:20:41: Das ist das alte Platz aus allen Nähten.

00:20:43: Ich dachte mir so, okay, bevor wir diesen Schritt gehen, wie ist es denn nicht wirklich vielleicht mal sinnvoll, echt... mich hinzusetzen, die Zeit mir zu nehmen, weil ich glaube darum geht es.

00:20:51: die meisten sagen, ich habe keine Zeit jetzt mir die Prozesse anzuschauen.

00:20:54: Wie ist da der Ablauf, wie ist da deine Erfahrung?

00:20:57: Man muss sich einfach mal auf den Hintern setzen und sagen, jetzt gucken wir uns das an, jetzt nehmen wir uns mal zwei Tage und durchforsten unsere Problemstrukturen oder wie machst du das?

00:21:07: Genau,

00:21:08: das ist eine interessante Frage.

00:21:09: Wie sieht das konkret aus, so ein Optimierungsprojekt?

00:21:13: Konkret, wie sieht sowas aus?

00:21:15: Wir starten klassischerweise mit einem Baseline Assessment, das heißt wir machen erstmal Datenanalyse, schauen wie viel geht da durch, wie viel mitarbeiten, wie sieht es heute keine Gramm aus, wie viel Muster pro Tag, wie viel Prüfmittel und so weiter, dann natürlich ganz wichtig vor Ort gehen, sich das anschauen, weil Papier ist sehr geduldig, wissen wir alle aus dem Archiv, das hält lange, aber wirklich anschauen, wie läuft es und dann mit den Menschen reden, mit den Menschen reden, die das täglich machen.

00:21:44: Weil das ist für mich nach vielen Projekten eigentlich die tragische Erkenntnis, es gibt gute Ideen, aber die schaffen es eigentlich recht selten, bis an die Oberfläche zu kommen.

00:21:52: Die brauchen diese Aktivierungsenergie und häufig ist es einfach der Business Case für das Management zu sagen, hey, Leute, wenn wir jetzt das machen, dann haben wir wirklich wieder Luft, um das nächste Thema zu kümmern.

00:22:05: Es ist ja nicht so, es gibt nur ein Problem, es gibt eigentlich eine Problemlandschaft.

00:22:11: Baseland Assessment heißt, diese Problemlandschaft zu durchmustern, nämlich systematisch zu schauen, an welchen Stellen habe ich die Probleme?

00:22:19: Wo habe ich Medienbrüche?

00:22:21: Wie viele Datensilos habe ich?

00:22:23: Wie viele Auftraggeber habe ich?

00:22:25: Welche Outputs generiere ich?

00:22:26: Und was wird damit gemacht?

00:22:28: Ich hatte schon Projekte, da wurde einfach was produziert.

00:22:31: Es wurde ausgedruckt, es wurde in den Ordner versorgt, ins Regal gestellt.

00:22:35: Und dann habe ich beim Baseland Assessment gefragt, ja, was passiert dann da?

00:22:39: guckt mich an, sagt mir, wir wissen es nicht.

00:22:42: Dann sagt ich, dann hören wir morgen damit auf.

00:22:46: Das ist großartig.

00:22:47: Ich habe dann irgendwann rausgekriegt, da kommt einmal im Jahr kommen zwei Leute mit einem Wägelchen, nehmt die Ordner und es geht in die Verbrennung.

00:22:57: Das heißt wirklich, wirklich mal reinzugehen, kriegt zu fragen, was treibt ihr den ganzen Tag zu hören?

00:23:04: Wo habe ich hier einfach lose Enden?

00:23:07: Wo habe ich eine Input?

00:23:09: Weil jeder Input, den ich brauche, sollte zu einem Output liefern und dann auch zu verstehen, welchen Wert generiert er mir am Ende?

00:23:15: Welche Entscheidungen wird auf der Basis von dem Output getroffen?

00:23:19: Und wenn es keine Entscheidungen gibt, dann hören wir mal damit auf.

00:23:22: Das ist meine Arbeitshypothese.

00:23:24: Einfach mal diese Quelle von Komplexität rausnehmen.

00:23:28: Natürlich nicht einfach stumpf, sondern wirklich kurz das Risikoabschätzung machen.

00:23:32: Was kann denn passieren?

00:23:34: Dann vielleicht nochmal mit den Stake Holdern oder mit den.

00:23:37: Empfängern der Information reden und dann wirklich das Experiment machen.

00:23:40: Da ist immer auch der interessante Punkt, wie viel Zeit kostet mich das dann so ungefähr, wie viel muss ich mich aus dem operativen Geschäft rausnehmen, um das zu anzugehen, das Problem erst mal, bis ich es erkannt habe, wo muss ich und wie

00:23:53: mache ich es.

00:23:53: Das Baseline Assessment,

00:23:54: ne?

00:23:54: Das Baseline Assessment, genau.

00:23:55: Das Baseline

00:23:55: Assessment, das ist zwei Tage wirklich mal auf Herzen und Mieren.

00:24:01: Ich bin dann meistens ziemlich geplettet, wenn ich vom Hof gehe.

00:24:04: Aber wir haben nachher eine gute Bewertung, wo stehen wir heute?

00:24:11: Wo kommen wir ungefähr hin?

00:24:12: Und was sind die großen Schrauben, an denen gedreht werden kann, um einfach besser zu werden?

00:24:18: Weil es stellt sich sehr häufig raus, dass dann, was weiß ich, fünf, sechs, sieben verschiedene Systeme Input für das Labor liefern.

00:24:27: Das heißt, da müssen Informationen aus einem Outlook von der Telefonnotiz aus einem LIMS dann noch aus einem ERP-System übersetzt werden, damit die Leute im Labor wissen, was sie tun müssen.

00:24:40: Und genauso habe ich unter Umständen verschiedene Datenformate, die von den Geräten generiert werden, die nachher wieder transformiert werden müssen, damit sie entweder in ein Bericht reinkommen oder in eine Dokumentation, die dann wieder archiviert wird.

00:24:55: Und wenn man dann über diese einzelnen Abteilungs-Silos oder Organisations-Silos reinschaut, dann kann man sehr schnell feststellen, dass es vielleicht lokal optimiert ist.

00:25:05: Da gibt es tolle Lösungen mit einem Excel-Sheet, mit Makros.

00:25:09: Aber für die Gesamtlösung der gesamte Wertschöpfungskörte ist es suboptimal, weil es immer noch drei Medienbrüche gibt.

00:25:15: Es braucht dann noch irgendjemand, der immer da sein muss, damit am Ende tatsächlich der Bericht rausgeht.

00:25:21: Und es hat zum Teil auch erhebliche Risiken, wenn es dann um das Thema Compliance geht.

00:25:26: Noch mal auf das Thema, wie viele Personen sind da meistens involviert?

00:25:29: Ich denke fast immer die Geschäftsführung, oder?

00:25:33: Nein, die machen es ja in der Regel nicht.

00:25:35: Ich rede mit dem Geschäftsführer, weil ich von ihm wissen muss, okay, wo soll denn die Reise hingehen?

00:25:42: Was ist der Fokus?

00:25:45: Man, wenn der Anruf kommt, dass das Labor funktioniert nicht mehr richtig oder wir kommen immer zu spät, wir haben zu viele Kappers, dann weiß ich ungefähr, wo ich hin schauen muss.

00:25:53: Das heißt, ich brauche erstmal mit dem Management und Briefing, wo tut es denn gefühlt am meisten weh?

00:25:59: Das, was gefühlt am meisten weh tut, muss dann doch nicht unbedingt die Ursache sein des Schmerzes, sondern das kann ja durchaus sein, dass es irgendwo anders liegt, die wahre Ursache.

00:26:10: Ich gehe da mit Arbeitshypothesen rein und werde dann Arbeitshypothesen auf das, was ich gesehen habe, was ich an Daten habe, dann verifizieren und dann mir überlegen, mit welchen Maßnahmen können wir verbessern.

00:26:23: Und das kann eben heißen, wir können Durchlaufzeiten um ca.

00:26:26: dreißig Prozent verbessern.

00:26:27: Wir können hier mit der Prozessverbesserung zum Beispiel das Thema Berichterstattung mit vierzig Prozent weniger Personal als Einsatz machen oder wir können einfach dafür sorgen, dass die Termine besser eingehalten werden.

00:26:41: Also das Thema due date und on time in full als KPI verbessert werden.

00:26:46: Weil das das sind die Dinge, die der Kunde spürt und wo am ersten der Handlungsbedarf entsteht.

00:26:51: Mit wem sprichst du da typischerweise Laborleitung, Anwender?

00:26:55: Ja, Laborleitung.

00:26:56: Und ich gehe dann ins Labor, fragt dann die Leute, wie sie ihren Tagesablauf machen.

00:27:00: Das heißt, es gibt einmal den Ablauf.

00:27:03: Typischerweise die Wertschöpfungskette in den Labor, sprich, wo kommen die Muster herein?

00:27:08: Wie werden sie vorbereitet?

00:27:10: Wie wird die Messung durchgeführt?

00:27:11: Wie werden die Ergebnisse prozessiert, dokumentiert und archiviert?

00:27:14: Das schaue ich mir an.

00:27:16: Und dann eben auch noch die Interviews mit den Leuten, die das machen, weil häufig, wenn die in der Gruppe sitzen, dann trauen sie sich nicht.

00:27:24: Und ich pflege dann eigentlich immer noch mit einem kurzen, dreißig bis fünfundvierzig Minuten Interview einfach mal auf den Zahlen zu fühlen.

00:27:32: Weil da gibt es dann ganz, ganz interessante Themen, die dann unter der Oberfläche schwellen, die man eigentlich verwenden kann.

00:27:41: Das ist das Tragische an vielen Stellen.

00:27:43: Ideen sind ja da, aber sie erreichen wirklich nicht die Oberfläche.

00:27:47: häufig und das ist dann immer gut, wenn man so ein Projekt abgeschlossen haben ist, wenn ich dann so ältere Mitarbeiter habe, die schon was, was ich zwanzig Jahre im Unternehmen sind, die sagen, boah cool, endlich macht mal jemand was und ich finde es jetzt eigentlich schön, dass ich noch ein paar neue Aufgaben im Unternehmen machen kann.

00:28:04: Dann war das für mich gut, wenn wir was bewegt haben, das Know-how von den erfahrenen Leuten mitgenommen haben, verschmolzen haben mit den Ideen von den Jüngeren, die vielleicht noch nicht.

00:28:17: Seit zehn Jahren im gleichen Alltag unterwegs sind und dann tatsächlich für die gesamte Organisation zu einer Verbesserung kommen.

00:28:26: Das finde ich eigentlich einen sehr schönen Ansatz.

00:28:28: Du hast es ja jetzt beschrieben, wie das Gesamtprojekt aussieht mit Ergebnis.

00:28:32: Aber was mich persönlich da auch begeistert ist, dass man nach zwei Tagen schon mal ein Überblick hat über die Iss-Situation, mit guten Entscheidungskriterien vermute ich auch mal.

00:28:43: Man kriegt genau aufgezeigt, in welchen Prozessen wie viel Prozent der Arbeitszeit effizient verschwendet werden, um dann wirklich Fakten basiert zu entscheiden und zu sagen, jetzt investiere ich mal.

00:28:57: Projektaufwand hier in diesen Aspekt und kann den Schritt gehen.

00:29:01: Das nächste vielleicht im nächsten Jahr sogar angehen, das weiß ich nicht.

00:29:04: Aber das ist dann wirklich rational und nicht so aus dem Bauch heraus.

00:29:08: Das ist mir einfach wichtig, eben nicht irgendwie gefühlsbasierte Entscheidungen zu treffen.

00:29:13: Ich habe gehört das oder ich nehme an das oder keine Ahnung, sondern wirklich Daten basiert.

00:29:18: Also ich werde nicht anfangen an Prozessen zu optimieren, die vielleicht fünfmal im Jahr gemacht werden, sondern ich unterscheide sehr genau, was sind die top zwanzig, die top dreißig Workflows, wie viel Zeit wird absolviert, welche Hindernisse habe ich hier, dass ja noch effizienter, noch besser laufen kann, kann dann es noch mit Benchmark zahlen, die ich hier in der Datenbank habe und dann eine Abschätzung machen relativ schnell.

00:29:41: Wo könnte man denn innerhalb von zwölf Monaten hinkommen, damit es effizienter ist?

00:29:46: Das können mal zehn Prozent sein.

00:29:49: Das können aber auch mal zwanzig sein.

00:29:51: oder ich habe jetzt im Sommer ein Projekt abgeschlossen, da haben wir sogar vierzig Prozent rausholen können.

00:29:55: Vierzig Prozent weniger Ressourcen.

00:29:57: Und da haben wir noch nicht mal digitalisiert.

00:30:00: Wir haben nur standardisiert.

00:30:01: Einfach raus aus den Silos.

00:30:03: Den Leuten erzählt, was ist die Aufgabe und zwar nicht nur im Silos, sondern über die Gesamtwirtschaftungskette.

00:30:09: Und das hilft dann auch den Leuten wieder, den Sinn zu erkennen.

00:30:12: Das ist ja ganz spannend, dass du mal Zahlen auch nennst und so.

00:30:15: Also vierzig Prozent ist ja.

00:30:17: Das schlägt ja ein wie ein Blitz eigentlich, wenn man plötzlich so viel mehr Produktivität rausholt, plötzlich mehr Zeit für operative Geschäfte, also für Wertschöpfung.

00:30:27: Vielleicht kannst du da nochmal so ein bisschen Beispiele aus der Praxis nennen, wo Digitalisierung genau an dieser Stelle auch Nutzen gebracht hat, also so das Thema Datentransfer, Automation, weniger Turnschuhe IT.

00:30:39: Wo hast du da so Erfahrungen, mal Case-Studie oder so, was du uns mal mitteilen kannst?

00:30:43: Also gibt es eine Menge Beispiele eigentlich für jeden Schritt in dieser Wertschöpfungskette im Labor.

00:30:48: Also ein krasses Beispiel ist, gibt da, ich sage mal, etwas philosophische Ansätze zu sagen, nein, wenn die Probe oder ins Labor kommen muss, eigentlich klar sein, was damit passiert.

00:31:01: Weil jede Nachfrage, die das Labor stellen muss, stört die Arbeitsabläufe.

00:31:05: In einem hochgetakteten Labor kann ich nicht einfach zum Hörer greifen, den Autosampler anhalten und warten, bis mir der Kunde gesagt hat, ach nee, jetzt machen wir noch x oder y. Und da hat sich eben das Thema vollständige und korrekte Daten in der Musterannahme als ein zentrales Beispiel durchgesetzt, um zu verhindern, dass in der Analytik da wo die, sagen wir mal, wichtigen Aktivitäten für die Wertschöpfung gemacht werden, dass es dazu Störungen kommt.

00:31:36: Weil in der Regel sitzt da auch das, sag mal, teuerste Personal.

00:31:40: Personal, was ich heute schwierig bekomme, gerne dann, wenn der andere mal ein bisschen mehr bietet, dann wieder weg ist.

00:31:46: Und da muss ich einfach schauen, dass es hier möglichst wenig Störungen hat.

00:31:50: Wir haben eben schon darüber diskutiert, jede Ablenkung führt zu einem Verlust an Produktivität.

00:31:56: Jede Störung in einem Produktionsprozess ist eine Automobilindustrie.

00:32:01: führt dazu, dass die Effizienz dramatisch absinkt.

00:32:04: Und eines von den Beispielen, ich hatte mal ein Projekt mit einem Labor oder Laborleiter, einer der teuersten in seinem Team, dann persönlich jede Probe, jeden Auftrag angeschaut hat und das selber noch im Lims angegeben hat.

00:32:16: Wir haben es dann mal aufgenommen.

00:32:18: Vier Minuten sind dabei rausgekommen.

00:32:21: Je Probe für einen Aufwand, der eigentlich vollständig digitalisierbar und automatisierbar ist.

00:32:27: Ich hatte mal dazu Gerade so was auch Optimierung angeht, da hatte ich mal ein Gespräch mit einer Laborleiterin vor einiger Zeit, da ging es gar nicht so sehr um das Thema Archiv, da ging es um ein anderes digitales Tool.

00:32:37: Die sagte für sie, das Tool war toll, aber... Sie hätte Probleme, dass ihre Mitarbeiter die Angst hätten, dass sowas würde sie ersetzen.

00:32:46: Also, dass der Ansatz zu sagen, jetzt optimieren wir, jetzt automatisieren wird, dann können wir Stellen wegstreichen.

00:32:53: Hast du solche Erfahrungen auch schon mal gesammelt?

00:32:56: Ich finde das ja eine wilde These eigentlich, weil ich denke, ich aus meiner Sicht finde es immer toll, so zu Entlaste zu werden.

00:33:02: Wie ist das so, wird das so gelebt?

00:33:03: bei deinen Projekten gibt's da auch solche Probleme gerade Change Management und sowas.

00:33:07: später ist eine große große Rolle solchen Sachen.

00:33:09: Ja eigentlich ein großes Problem und das war ja eben auch das eines von diesen schönen Outcomes oder Ergebnissen was ich eben geschildert habe das ein Mitarbeiterin die wirklich Angst um ihren Job hatte.

00:33:20: Dann als wir gesagt haben okay wir brauchen jetzt eigentlich in der gesamten Wertschöpfungskette eigentlich neue Jobprofile.

00:33:27: Mit neuen Aufgaben, wo man tatsächlich auch den Wert und den Sinn der Arbeit versteht, wo sie mir am Ende vom Projekt dachte, das ist jetzt aber richtig schön.

00:33:36: Ich hatte erst Angst gehabt und jetzt freue mich darauf, dass ich jetzt bis zu meiner Rente dann noch was Neues machen kann.

00:33:43: Also geht nicht immer, man muss es wirklich gut vorbereiten, weil Change im Labor, das Digitale wird immer ein bisschen als Gefahr gesehen und abgelehnt.

00:33:53: Also Change Management ist eines von den zentralen Elementen, damit Digitalisierung funktioniert.

00:33:58: Ich sage mal so brutal, weil LIMS allein oder künstliche Intelligenz allein wird ein Labor nicht retten.

00:34:03: Ich muss die Leute mitnehmen.

00:34:04: Das ist zentral bei digitalen Geschichten, denke ich.

00:34:07: Und man muss ja auch sensibilisieren, dass sich bloßweilig Effizienz steigere, dass sich nicht gleich Stellen streiche, ganz im Gegenteil.

00:34:13: Ich gebe vielleicht auch Raum, sich weiterzuentwickeln, was ja durchaus schön sein kann, wenn man nicht das Leben lang nur Berichte abstempelt, sondern dann lernt, wie ich die noch ganz anderer Seite verwerten kann, ganz neue Aufgabengebiete hinzugewinne, oder?

00:34:23: Ja, aber vielleicht kann die Person sehr gut mit Kunden umgehen.

00:34:26: Das wird ja auch häufig unterschätzt.

00:34:28: Da gibt es ja auch relativ unterschiedliche Schattierungen.

00:34:33: Menschen, die eigentlich gerne den Tisch voller Muster haben und keinerlei Kundenkontakt haben wollen oder dann Leute, die gerne einfach mal zum Telefon greifen und ein bisschen das Kundenbetreuung, sagen wir es eigentlich gut.

00:34:45: Wenn man die dann eben nicht im Labor hat und das die dann telefonieren, sondern tatsächlich an der richtigen Stelle in der Organisation sitzt, nämlich bei der Kundenbetreuung.

00:34:54: Und wenn man dann noch Ahnung hat vom Labor, dann ist es, glaube ich, wirklich ein Argument, was sich dann bei der Kundenbindung einzahlt.

00:35:02: Das zum Teil und zum anderen ist es ja wahrscheinlich so, ich weiß nicht wie du das siehst, aber viele arbeiten ja auch ständig im über.

00:35:08: Also es ist wie ich sehe gar kein Licht mehr am Ende des Tunnels.

00:35:11: Ich bin stetig überfordert, ich habe stetig mehr Arbeit zu leisten eigentlich.

00:35:16: Ich hatte Unternehmen gerade auch im Pharma Bereich, wo wirklich die Leute denn manchmal am Wochenende noch kommen mussten, damit es überhaupt abarbeitet werden kann.

00:35:22: Das heißt, Wenn ich einfaches schaffe, meine Arbeit so weit zu strukturieren und digitalisieren, dass ich wieder normal mit meinen acht Stunden auch hinkommen und am Ende sage, ich habe was geschafft und ich freue mich auf die nächste Woche, da wartet ein Berg, den ich abarbeiten kann und nicht so eine endlose, lichtfreier Tunnel, den ich einfach weitergehe.

00:35:39: Das ist auch eigentlich ganz schön.

00:35:41: Ja, es ist schön.

00:35:41: Ich hatte auch schon Kunden, die waren, sag ich mal, wirklich ganz weit links im Gauss.

00:35:46: Die hatten ihre Prozesse so schlecht im Griff, die Komplexität so hoch.

00:35:52: dass sie rein rechnerisch alle achtzehn Monate neues Personal hatten im Labor.

00:35:57: Und das kann man sich dann überlegen, was kostet mich die Einarbeitung, was kostet mich die Rekrutierung, was kostet mich der Wissensverlust, weil ganz ehrlich, da muss ich einen Fixbetrag einrechnen, einfach nur um die Lieferfähigkeit von so einer Organisation sicherzustellen.

00:36:14: Und das ist heute bei Randbedingungen wie weiter steigende Komplexität, die Schwierigkeit Personal zu bekommen und dann zu halten, glaube ich, gut angelegtes Geld, wenn man sich bewusst ist, wo die eigenen Prozesse einen Defizit haben.

00:36:30: Und Führungskraft heißt eben nicht, man ist jetzt der Experte in der Chromatographie von XY, sondern Führungskraft heißt eben, dass man mit Menschen umgehen kann.

00:36:41: Und das ist eben auch ein Punkt, der häufig vergessen wird, dass Menschen vielleicht nicht unbedingt an der Stelle ihre tatsächlichen Stärken ausspielen können.

00:36:52: Wenn du in Labor reingehst, was würdest du sagen, ist der ist so das Grundrauschen, was du mindestens eigentlich immer schaffst aufzuräumen.

00:36:59: Wie viel Prozent schaffst du eigentlich mindestens?

00:37:01: Kennst du was sagen, was immer geht?

00:37:02: Ja, also mein Benchmark aus den letzten Projekten ist eigentlich um die fünfzehn bis zwanzig Prozent.

00:37:11: innerhalb von zwölf Monaten.

00:37:12: Das ist so mein Benchmark und das ist auch mein persönlicher Antrieb.

00:37:15: Weil, wenn ich dann im Baseline Assessment sehe, okay, die sind eigentlich schon ganz smooth unterwegs und das ist nur noch marginal, dann sage ich, ja, da könnte auch noch ein bisschen was machen, aber da werde ich ihnen jetzt nicht einfach nur damit ich Spaß habe, Stunden verkaufen.

00:37:29: und dann sage ich, seid cool unterwegs, ihr seid sicher in den oberen Drittel.

00:37:34: Aber es gibt andere, die ihnen keine mehr helfen.

00:37:38: Weil ich brauche ein bisschen die Challenge.

00:37:41: Da habe ich doch noch eine direkte Anschlussfrage.

00:37:43: Wie, wenn das jetzt jemand hört, oh, zehn bis zwanzig Prozent will ich einspannen.

00:37:47: Wie konkret müsste man da vorgehen?

00:37:50: Kann konkret vorgehen, entweder auf der Homepage einen Termin machen.

00:37:53: Wir reden eine halbe Stunde, kostet nichts.

00:37:55: Wir gucken das oder hören wir das Problem dann etwas genauer an.

00:38:02: stelle ich mal einen Ablauf vor, das heißt dieses, sag mal, Daten und Teambasierte Modell, um zu einer Verbesserung zu kommen und dann kann das relativ zügig starten.

00:38:12: Mit dem Baseland Assessment ist so eine in sich abgeschlossene, in sich abgeschlossenes Paket.

00:38:20: Das heißt danach liegt ein Plan auf dem Tisch, an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht, wie groß der ist.

00:38:28: Einordnung, wenn möglich, zu einem Benchmark und wie lange es braucht, um zu einer Verbesserung zu kommen.

00:38:34: Das ist eine Handlungsempfehlung aus meiner Sicht und dann kann eigentlich der Auftraggeber oder derjenige, der angefragt hat, selber entscheiden, okay, passt, mache ich weiter oder gehe mir jetzt wirklich, es hört sich jetzt gut an und wir schauen uns jetzt mal im Detail an, wo wir einfach die Leistung liegen lassen.

00:38:51: Und dann geht das eben modular.

00:38:52: Wir haben immer wieder Punkte, wo wir sagen, okay, wir haben jetzt Review mit dem Management oder mit dem Sponsor.

00:39:01: Wir schauen Ergebnisse an, passt das und sprechen dann ab.

00:39:04: Wie geht es weiter?

00:39:05: Also nicht wir planen jetzt ein Projekt für drei Jahre, sondern das geht Schritt für Schritt eben auch mit Feedback schleifen bei den Stakeholders, bei den Leuten, die die Prozesse machen.

00:39:16: Und das macht es eben für mich interessant, dass es eben nicht Blackbox, das ist wirklich mit den Leuten zusammen bessere Prozesse machen und umsetzen.

00:39:24: Und für mich wichtig ist nachher, wenn sie sich auf den Weg gemacht haben, eben nicht nur bei der PowerPoint aufzuhören, sondern tatsächlich noch so viel Aktivierungsenergie reinzugeben, dass sie es tatsächlich realisieren können, sei es, dass wir Mitarbeiter schulen, dass sie einfach auf das nächste Level kommen, sei es, dass wir Schulungen durchführen oder dass wir eben da bestimmte Sachen wie Shopflaummanagement einführen, um die Transparenz zu haben, wie gehen die Projekte voran, wie läuft das KVP in den Labors und so weiter.

00:39:56: Schön, das sind also ganz, ganz konkrete Schritte, die ganz in kleinen Schritten vorgenommen werden können.

00:40:03: Verdaubar, man kann nicht immer im letzten Projekt hatten, wir glaube, wir haben aufgehört bei einundfünfzig Arbeitspaketen, die anstanden in einer sehr, sehr dispersen Prozesslandschaft.

00:40:16: und da muss man natürlich anfangen, Vorschlag zu machen fürs Management, weil die sind dann auch überfordert, wenn sie fünfzig Maßnahmen hören, zu sagen, okay, das und das kann man gut gruppieren.

00:40:26: Da brauchst du noch ein bisschen Vorbereitung, weil da müssen wir noch ein Training machen.

00:40:30: Aber wir fangen an und ziehen das eben dann wirklich mit dem Strafenzeitplan in neun Monaten durch.

00:40:36: Ja, das war sehr interessant.

00:40:38: Aufschlussreich, Stefan.

00:40:39: Was werden aus deiner Sicht nochmal ganz kurz zusammengefasst die wichtigsten Takeaways für Labor-Datenmenschen?

00:40:48: Also, für Labor-Datenmenschen.

00:40:50: Erste Aussage ist Digitalisierung nicht um jeden Preis.

00:40:55: Technologie Einsatz da wo es sinnvoll ist und Nutzen generiert und wichtiger Punkt.

00:41:02: Die Leute mitnehmen das ist wertvollste Kapital in den Unternehmen neben dem Know-how und wir merken das alle.

00:41:07: wenn dann irgendjemand mal das Unternehmen verlässt dann.

00:41:10: Also ich habe eigentlich nur Labors gesehen wo die Panik ausbricht weil irgendwas da nicht mehr zu funktionieren droht.

00:41:16: und dann kommen die Workarounds und dann das Prinzip der wandern Löcher.

00:41:21: Und das ist eins der wichtigen Themen.

00:41:23: Okay danke.

00:41:25: Ich muss sagen, für mich ist auch einfach hängen geblieben, dass die Digitalisierung in Laboren noch lange nicht da ist, wo sie sein sollte, dass sowohl jetzt in unserem Gespräch hier heute als auch von den Gesprächen, die man so mit allen möglichen Menschen aus dem Labor hat und dass da das Thema Dokumentation und Archivierung einfach noch ganz viel Optimierungsbedarf bedarf.

00:41:45: So,

00:41:46: um das mal abzuschließen.

00:41:47: Was mir noch so ein bisschen, ich würde noch gerne mal ein kleines Quickfire mit dir machen, Stefan und Philipp und ich, wir hatten das überlegt.

00:41:53: Kleine Schnellfrage-Runde, so zum Ende.

00:41:56: Philipp, fangt du doch mal an.

00:41:58: Analytik oder Organisation?

00:42:00: Organisation.

00:42:01: Dein größter Aha-Moment in einem Projekt.

00:42:04: Größter Aha-Moment in einem Projekt ist, wenn ein Unternehmen viel Geld ausgegeben hat für ein Tool, was eigentlich gar nicht brauchen.

00:42:12: Drei Worte, die ein erfolgreiches Labor beschreiben.

00:42:15: Pünktlich, effizient und wertschöpfend.

00:42:18: Und was ist deiner Meinung nach die Zukunft des Labors?

00:42:21: in einem Satz?

00:42:22: Ich würde sagen, die Zukunft des Labores liegt in der Vereinfachung.

00:42:26: Sehr schön.

00:42:27: Damit haben wir unser Quick-Feier abgeschlossen.

00:42:28: Stefan, was sehr gut gemacht, wunderbar.

00:42:31: Und wenn jetzt jemand zuhört aus dem Labor und sagt, denkt sich jetzt so, wir haben genau diese Probleme, was wäre ein guter erster Schritt?

00:42:39: Ein

00:42:39: guter erster Schritt ist jetzt schon erwähnt, einfach einen Termin zu vereinbaren, also homepage krügel-partner.com oder LinkedIn, Stefan Krügel.

00:42:49: Termin vereinbaren, dann eine halbe Stunde sprechen, ob ich helfen kann.

00:42:54: Das sage ich dann auch klar, ob das auf meinem Home-Turf ist oder nicht.

00:42:59: Und dann reden wir, wie wir innerhalb von kurzer Zeit einen Plan bekommen, das alles wieder flott zu bekommen.

00:43:06: Vielen Dank.

00:43:06: Ich fand das sehr spannend.

00:43:08: Ich habe vor allem gelernt, diese zwei Seiten des Archivs.

00:43:12: Die im Alltag gebrauchte Arbeitszeit plus die Audit-Arbeitszeit, das ist bei mir wirklich hängen geblieben als Learning für mich und für meine Gespräche, hat mir viel Spaß gemacht.

00:43:23: Ich denke, wir werden noch auf gemeinsame Projekte in der Zukunft hinarbeiten und freue mich darauf.

00:43:32: Ja, auch ich möchte mich ganz herzlich bedanken, Stefan, für deine Zeit, für diese super spannenden Einblicke.

00:43:38: Danke.

00:43:38: Es sind sicherlich ganz viele Takeaways für unsere Zuhörer und Zuhörerinnen mit dabei.

00:43:43: Und ja nochmal ein Message an unsere Zuhörer, Zuhörerinnen, wenn Sie auch gerade in Digitalisierungsprojekten stecken, das Thema Archiv, Archivoptimierung, Datenoptimierung, Prozessoptimierung eine Rolle spielt, sprechen Sie gerne uns an, entweder den Herrn Krügel zum Thema Prozessoptimierung oder das Thema Archivierungsstrategien und Digitalisierung des Archivs.

00:44:01: Da können Sie sich gerne an die Info at Biomedion.com wenden.

00:44:05: Und damit haben wir das Ende unserer finalen Episode unserer ersten Staffel Datendoku Digital erreicht.

00:44:11: Vielen lieben Dank fürs Zuhören und dann hoffen wir sie in Staffel zwei begrüßen zu dürfen.

00:44:16: Auf Wiederhören.

00:44:17: Danke euch.

00:44:18: Tschüss zusammen.

00:44:22: Das war Datendoku Digital, der Pharma-Archiv-Podcast.

00:44:27: Mehr Informationen und Kontaktmöglichkeiten findest du in den Shownauts.

00:44:31: Bleib digital, bleib dokumentiert und bis zur nächsten Folge von Datendoku Digital.